Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kaavin nuorisosirkus ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 12.8.2018. Viimeisin muutos 12.8.2018.

Rekisterinpitäjä

Kaavin nuorisosirkus ry, Y-tunnus 2409394-2
Pyykkärinpolku 5, 73600 Kaavi

sirkusmuikku@gmail.com 041-3100280

Rekistereistä vastaava yhteyshenkilö

Puheenjohtaja Timo Hatakka

Rekisterit

Yhdistyksellä on käytössä seuraava rekisterit

Oppilasrekisteri: sirkuskerhojen oppilasrekisteri

Läsnäolorekisteri: osallistuminen sirkuskerhoihin

Yhteystietorekisteri: harrastajien, huoltajien sekä hallituksen jäsenten yhteystietorekisteri

Jäsenrekisteri: yhdistyksen jäsenrekisteri

Työntekijärekisteri: yhdistyksestä palkkaa nauttivien rekisteri

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– henkilön tai alaikäisen tapauksessa huoltajan suostumus (oppilasrekisteri, läsnäolorekisteri, yhteystietorekisteri ja työntekijärekisteri)

– yhdistyslaki (jäsenrekisteri)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

• täyttää viranomaisten vaatimukset yhdistykselle
• harrastajalistan ylläpitäminen sekä yhteydenpito harrastajiin, huoltajiin sekä hallituksen jäseniin

  Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Henkilön nimi ja ikä (harrastaja), sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Hallituksen jäseniltä ja työntekijöiltä tallennetaan henkilötunnus ja osoite. Työntekijältä tallennetaan pankkitili.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröitäviltä henkilöiltä lukuun ottamatta Läsnäolorekisteriä, jonka tiedot saadaan sirkuskerhoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle

Hallituksen jäsenten tietoja luovutetaan viranomaisille (Patentti- ja rekisterihallitukselle viranomaisten vaatimusten mukaisesti. Työntekijöiden tiedot palkkoineen luovutetaan verottajalle (palkka.fi järjestelmän kautta)

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta  EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).